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來源：http://www.trade-show-advisor.com/???翻譯：Jackie Zheng
第一階段：12個月前? 制定策略
明確展會在公司整體營銷和銷售策略的所扮演的腳色，然后爭取內部資源為展會服務。同時編制預算，安排開支，并預測參展的投資回報率是多少。
第二階段：展前9 -12個月
為展會設定具體的目標，例如展會期間要達到多少銷售額，開發多少潛在客戶，媒體曝光度有多高。另外還要根據需要挑選展位的大小，調配資源布置展位，設計廣告橫幅、推廣材料，運輸設備和其他硬件設施。
注冊登記，預定展位，并清晰了解參展的要求。通過使用營銷組合方案，制定展會的市場推廣計劃，把參展的效益最大化。這個推廣計劃可以分為展前推廣，展會期間推廣和展后推廣。
第三階段：展前6 -9個月
撰寫引人注目的銷售廣告，當中關鍵信息的閱讀需控制在30秒以內。展位工作人員需事先排練此銷售廣告，并在展會期間自信地向觀眾傳達整個信息。除此之外，也要設計好展位的設計，布局和色彩圖片配搭，你可以選用供應商來完成設計和搭建，也可以選擇通過一些在線的展位設計軟件自己來設計展位。在篩選供應商的時候需要多花心思，考量因素包括他們的整體實力，設計能力，成本和運輸時間，綜合衡量后再配合自身的需求來確定最終方案。
除了展位設計以外，下一步要考慮的就是照明。根據不同的展會和推廣的產品需要設計不同的照明來強化效果，吸引觀眾，傳譯產品的形象。例如，你可以使用特定的光束營造戲劇性的效果，把重點投射在展品上。高效的展會贈品和宣傳材料也是吸引觀眾的有力武器，當然這些都得在展前設計和打印好的。
第四階段：展前3-6個月
訂購展會贈品還有其他宣傳材料。在這個階段，繼續加緊和供應商們的合作，務求把展位的設計和搭建，展品和其他推廣材料在這個階段完成。同時與供應商明確物料運輸的時間，爭取與展會開始時間相一致。
這個階段也要開始安排人員，制定展會期間的時間表以及給有關人員做培訓。同時，也要籌備物料的運輸，工作人員機票，住宿和租車等。而且，展前的一些推廣活動這個時候也應該開始了。
?第五階段：展前1-3個月
?把所有銷售材料和贈品等打包，以便快速派放給客戶。上一個階段的市場推廣活動需要進一步加強。工作人員的機票等內容也要落實下來，給兼職或其他人員做相關的培訓計劃也要在這個時候完成。
最后，展位的設計和搭建，推廣物料和材料以及它們的運輸日期需確定下來。需要給潛在顧客、分銷商或者客戶安排晚餐或者其他會議的，要清晰地列明，并通知有關人員。
第六階段：展前1個星期
完整工作人員的培訓，確認物料達到的日期和驗收，清點物料。檢查物料和人員是否在時間表要求的日期內通通到位。
第七階段：展后一周內
分析潛在客戶，給他們郵寄后續展會和公司材料，并適時主動聯系。通過與展前的參會計劃相比較，評估展會的成效。另外，展會的成本開銷也要跟展前制定的預算作對比，計算投資回報率。從上面兩個步驟得出的結果，為明年參會做好評估和改進建議等。
